2009年04月25日

文書管理の方法(電子化)A

こんばんは、北陸の中小企業診断士西井克己です。

1月24日のブログにて
ドキュワークスによる文書管理を開始したことを
お知らせいたしましたが、
今日はその運用状況をお伝えしたいと思います。
http://f-lights.seesaa.net/article/113092333.html

結論から申し上げると、結構役立っています。

当社では、古いパソコンをサーバー代わりにして、
お客様へ提出した資料をドキュワークスで取り込み、
データを共有している状況です。

私なりに使ってみてもっとも
役立っている点を簡単にまとめて見ました。


 当社には、月ごとに報告資料を作成し、且つ仕事完了時にそれをまとめた資料を提出する場合があります。これまでは、月ごとのファイルと完了時のファイルを別々のワードファイルで保存していました。
これをドキュワークスを導入すると、1つのファイルで保存でき、非常に便利です。

実際にイメージを示すと
まず、各月に提出した報告書と最終報告がワードファイルであります。
これがドキュワークス導入前の状態です。
仕事が完了した直後はよいのですが、
少し時間がたった後だと、この仕事を実行した
月がすぐに思い浮かばす、ワードファイルを1つずつ
開いて中身を確認していました。
DW1-1.JPG


それをドキュワークスに取り込むと
ワードファイル毎のドキュワークスファイルが作成されます。
DW2-1.JPG

それをドキュワークス上で1つのファイルにまとめます。
DW3-1.JPG

これを開くとワードファイルを1つづつ開かなくとも
中身を確認することができます。
DW4-1.JPG

あとでこのファイルを活用して、新たな仕事をしたいというときも
オリジナルデータは右クリックをすれば
開けるので非常に便利です。
DW5-1.JPG

当初はファイル共有を目的に導入いたしましたが、
当社にとって便利な機能がついており、今後もうまく活用し、
仕事の効率化を図っていきたいと思います。

また続報がかけるようにもう少しがんばって
勉強していきたいと思います。



株式会社迅技術経営
中小企業診断士 西井克己
http://www.g-keiei.com
posted by 西井克己 at 20:05| Comment(0) | TrackBack(0) | 迅技術経営の近況 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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